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Primeros pasos

En una frase: Plantilla Portfolio reúne en un solo sitio las iniciativas del equipo de Demo: lo que se pide, lo que se está haciendo y cómo va.

IniciativasLos proyectos del equipo, con su ficha, su ciclo de vida, sus costes y sus KPIs.

TareasEl trabajo concreto de cada iniciativa, con responsable y fechas.

AlertasLo que necesita atención: vencimientos, bloqueos, riesgos y solicitudes nuevas.

IntakeEl formulario público por el que llegan las peticiones nuevas.

Un día normal en la app

1Mira el DashboardCómo van las iniciativas, qué vence en 30 días y qué alertas hay abiertas.

2Atiende las alertasLas solicitudes nuevas del Intake, lo vencido y lo bloqueado.

3Avanza el trabajoMueve las iniciativas por su ciclo de vida y actualiza tareas, costes y KPIs.

4ComparteExporta a Excel lo que ves, con tus filtros y columnas.

Emular rolEl Administrador y Gestión tienen en su menú de usuario «Emular rol» para ver la app como otro perfil.Solo cambia la pantalla: el servidor sigue aplicando tu rol real.

Dashboard

En una frase: la foto del portfolio en una pantalla; «Ver todo» abre la página que hay detrás.

Tarjetas: iniciativas, en curso, vencidas y coste total.
Iniciativas por estado: cuántas hay en cada fase del ciclo de vida.
Vencen en 30 días: las que tienen el fin planificado cerca y aún no han terminado.
Alertas abiertas (Administrador, Gestión y Equipo), costes por tipo (CAPEX/OPEX) y tareas por estado.

Ciclo de vida

En una frase: cada iniciativa avanza por los mismos Estados, de Backlog a Producción, y cada cambio queda registrado con su fecha.

1Backlog

2Priorizada

3Análisis

4Aprobada

5Desarrollo

6Estabilización

7Producción

Bloqueado y Descartado son Estados excepcionales: la iniciativa guarda desde qué Estado entró para poder volver.
El Estado se cambia en la pestaña Estado de la ficha o arrastrando la tarjeta en la página Estados (si tu rol puede editar esa iniciativa).
La página Estados enseña también cuántos días llevan las iniciativas en su Estado actual.
Los cambios de Estado pueden enviar un correo (Catálogo › Emails).
Fases: al terminar en Producción, Administrador y Gestión pueden abrir la fase siguiente; la iniciativa vuelve a Backlog y repite el ciclo.
Para pasar a Aprobada la fase necesita su Business Case aprobado (ver «Fases y Business Case»).

Iniciativas

En una frase: la lista de todas las iniciativas, en tabla, tarjetas, Kanban o cronograma.

Buscar y filtrar: buscador, panel de filtros (Estado, responsable, departamento, criticidad, sponsor) y filtros en la cabecera de cada columna.
Columnas: muestra, oculta y reordena columnas; la configuración se guarda con la vista.
Vistas guardadas y favoritos: guarda tu combinación de filtros y marca con la estrella las que sigues. Solo las ves tú.
Excel: el botón de descarga exporta solo lo que ves, con el formato estándar de Digital Core.
Nueva iniciativa: Administrador, Gestión y Equipo. Nace en Backlog con un identificador DM-AA-NNN.

Ficha de iniciativa

En una frase: todo sobre una iniciativa en pestañas, en el mismo orden que Portfolio IA: Descripción y Estado; Tecnologías, Impactos y KPIs; Business Case y Costes; Tareas.

Pestaña	Qué tiene
Descripción	Grupo (departamento, unidad de negocio, fechas), resumen del Business Case y Equipo; la descripción y el objetivo con el objetivo de cada fase debajo; y la Documentación adjunta.
Estado	Ciclo de vida de la fase en curso, cambio de Estado, fechas de cada Estado por fase, «Abrir fase» desde Producción, riesgos (uno activo como máximo) e historial de cambios.
Business Case	Una tarjeta por fase con bloques plegables: Estado y decisión, Objetivo de la fase, Valoración, Esfuerzo, Costes previstos y Justificación; «Decidir» y PDF.
Tecnologías, Impactos y KPIs	Elegidos del Catálogo; los KPIs con su objetivo y su valor actual.
Costes	Concepto, tipo (CAPEX u OPEX), proveedor, fecha e importe, con el total.
Tareas	Las tareas de cada fase con sus horas: Estimadas (Business Case), Planificadas, Reales y Disponibles.

Quién editaAdministrador y Gestión editan cualquier iniciativa.Equipo edita las iniciativas de las que es responsable.Estándar solo consulta.

Fases y Business Case

En una frase: cada fase de una iniciativa tiene su Business Case, y la fase solo pasa a Aprobada cuando Administración o Gestión lo aprueban.

1Evaluar fase

2Rellenar y guardar

3Decidir

4PDF y Aprobada

Bloque	Qué se indica
Objetivo de la fase	Qué se implementa en esta fase (la Descripción cuenta el alto nivel). Obligatorio para aprobar. Se ve también en Descripción y en el PDF.
Valoración	Complejidad y criticidad (Alta, Media o Baja). Obligatorias para aprobar.
Tipología	Por horas (líneas de esfuerzo) o Alcance cerrado (un importe cerrado de proveedor, sin bolsa de horas).
Esfuerzo	Opcional. Perfil, proveedor Interno o Externo, horas y €/h. Las horas son la bolsa de la fase.
Otros costes	Opcional. Concepto, CAPEX u OPEX, frecuencia (único, mensual, anual) e importe.
Justificación	Por qué merece la pena.

Decidir (Administrador y Gestión): aprobar, aprobar con condiciones, aplazar, rechazar o devolver a borrador. Las condiciones y los motivos de rechazo o devolución son obligatorios.
Al aprobar se congela el Business Case, la iniciativa toma su complejidad y criticidad y se genera el PDF en Documentación.
En borrador lo edita quien puede editar la iniciativa; una vez decidido, solo Administrador y Gestión.
Las horas aprobadas son las Estimadas de las tareas de esa fase (pestaña Tareas).

Capacidad

En una frase: la capacidad del equipo frente a las horas planificadas de las tareas, por persona y periodo.

Capacidad: horas por semana de cada persona de Catálogo › Equipo, menos sus reducciones (vacaciones, ausencias, bajas, formación).
Demanda: las horas planificadas de cada tarea con persona y fechas, repartidas entre sus días hábiles.
Ocupación: verde por debajo del 85 %, ámbar hasta el 100 % y rojo por encima (sobrecarga).
Avisos de sobrecarga, de ausencias que retrasan trabajo y de horas sin persona asignada; pulsa una persona o una celda para ver su desglose.
Aquí no se edita nada: las horas y fechas se cambian en las tareas y la capacidad en Catálogo › Equipo.

Tareas

En una frase: las tareas en cuatro vistas (Kanban, Lista, Cronograma y Calendario), con épicas, subtareas, hitos, filtros y Excel; las mismas que Portfolio IA.

En la ficha, las tareas van por fases, cada una con sus horas Estimadas (Business Case), Planificadas, Reales y Disponibles.
Filtra por iniciativa, fase, estado, tipo, prioridad, responsable, fechas, progreso o esfuerzo; el modo edición cambia las tarjetas o filas sin abrir el popup.
Al asignar una persona con fechas y horas, el popup muestra cómo queda su ocupación semana a semana (simulador de capacidad).
Cada tarea pertenece a una fase (por defecto, la fase en curso). Sus horas planificadas cuentan contra las horas aprobadas en el Business Case de esa fase y, con persona y fechas, en Capacidad.
Una tarea completada pasa al 100 % y toma hoy como fin real si no lo tenía.
Equipo edita sus tareas; borrar es de Administrador y Gestión.

Intake: solicitudes nuevas

En una frase: cualquiera con correo corporativo puede pedir algo al equipo desde un formulario público, sin entrar en la app.

1Se envíaEl formulario está en /apps/portfolio-demo/intake/ (sin inicio de sesión) y admite hasta 3 documentos.

2Se registraLlega como iniciativa nueva en Backlog, con origen «Intake».

3Se avisaAparece la alerta «Solicitud nueva del Intake» y, si está publicado, el solicitante recibe el acuse por correo.

4Se valoraGestión asigna responsable y la mueve por el ciclo de vida.

ProtecciónSolo admite correos corporativos, tiene un límite de envíos por día y valida cada documento antes de guardarlo.

Alertas

En una frase: lo que necesita atención, calculado al momento a partir de los datos.

Alerta	Cuándo salta
Solicitud nueva del Intake	Llega por el formulario y aún no tiene responsable.
Iniciativa vencida	Fin planificado superado sin fin real.
Sin responsable / sin planificación	Iniciativas en curso a las que les falta el responsable o las fechas.
Iniciativa o tarea bloqueada	Están en Bloqueado.
Riesgo activo alto	Riesgo activo con impacto Alto.
KPI por debajo del objetivo	Iniciativas en Producción con un KPI por debajo.
Tarea vencida	Fin planificado superado sin completar.

Producción no avisaLas tareas de una fase en Producción (una fase ya cerrada, o la actual con la iniciativa en Producción) no generan alertas de tareas, ni cuentan en las de horas y sobrecarga.

Ignorar y posponerAdministrador y Gestión pueden ignorar una alerta o posponerla 7 días; Equipo ve solo las suyas.

Tickets de Jira

En una frase: el soporte del grupo de escalado del equipo en Jira, en solo lectura.

Se actualiza solo una vez al día (la primera persona que entra a partir de las 7:00) y con «Actualizar desde Jira» (Administrador y Gestión).
Clic en un ticket abre su detalle; la clave lo abre en Jira.
Si la app no tiene grupo de escalado configurado, la página lo avisa.

Catálogo y correos

En una frase: las listas que usan las fichas (Departamentos, Tecnologías, Impactos, KPIs, Equipo y Costes y tarifas) y los correos de la app.

Solo Administrador y Gestión ven el Catálogo y añaden, editan o desactivan elementos.
Departamentos: la lista del desplegable «Departamento» de cada iniciativa y del formulario de entrada (Intake).
Costes y tarifas: dos bloques, como en Portfolio IA. Tarifas por hora (perfil, Interno o Externo, proveedor y €/h) para el Esfuerzo del Business Case, y Costes (CAPEX u OPEX, frecuencia y precio unitario) para los Costes previstos del Business Case y los costes de la ficha.
Desactiva mejor que borrar algo en uso: las iniciativas conservan su histórico.
Emails: el acuse del Intake y los avisos de cambio de Estado se editan en el editor común (borrador, publicar, versiones y envíos de prueba). Un Estado sin correo publicado no envía nada.

Roles y permisos

En una frase: cuatro roles, los mismos en todos los portfolios de Digital Core.

Rol	Puede
Administrador	Todo, incluido emular rol, cambiar a datos de Test y borrar.
Gestión Demo	Lo mismo en esta app: editar todo, decidir Business Case, abrir fases, catálogo, correos, alertas y entorno Test.
Equipo Demo	Ver todo salvo el Catálogo y editar sus iniciativas y tareas; crear iniciativas.
Estándar Demo	Consultar Dashboard, Iniciativas, Tareas y Estados.

Datos, entornos y Excel

En una frase: los datos viven en Cosmos DB (Producción y Test) y los documentos en un almacenamiento privado; nada se guarda en el navegador.

Producción / Test: Administrador y Gestión eligen el origen de datos en Ajustes; la barra superior avisa cuando trabajas en Test.
Historial: cada alta, cambio o borrado queda registrado con quién y cuándo.
Excel: las descargas siguen el formato estándar «App - Entidad AAAAMMDD.xlsx», con una hoja de análisis.